Politique sur la collecte, conservation et la diffusion des informations étudiante sur la plateforme d'inscription (POL29)

Identification :

Code : PÉ 029
Adoption : 30 juillet 2025
Révision : 1er août 2028

Références juridiques :

Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP)
Règlements R-074-2022 et R-075-2022 des Territoires du Nord-Ouest

1. Énoncé de politique

   Le Collège nordique francophone (CNF) s'engage à assurer une gestion rigoureuse, éthique et sécurisée des dossiers étudiants, conformément aux lois et règlements territoriaux, notamment la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) ainsi qu'aux règlements R-074-2022 et R-075-2022 des Territoires du Nord-Ouest. Cette politique encadre la collecte, la conservation, la gestion, l'utilisation, l'accès, la transmission et la destruction des renseignements personnels contenus dans le dossier étudiant officiel.

   Elle s'applique à toutes les unités du CNF, incluant le secteur de l'expérience étudiante et de l’assurance qualité (registrariat), la formation et l’enseignement, les opérations et initiatives stratégiques, le marketing et les communications, mais aussi aux personnes intervenantes autorisées. Elle concerne également les données des futures personnes étudiantes, des personnes étudiantes actives ou inactives, et des personnes ayant été inscrites à un cours, un atelier ou un programme offert par le Collège.

2. Objectifs de la politique

La présente politique a pour but d'établir les normes de traitement des renseignements personnels et académiques des personnes étudiantes. Elle vise à:

• Assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données;
• Garantir aux personnes étudiantes un droit d'accès à leur dossier;
• Définir les responsabilités institutionnelles relatives à la gestion des dossiers;
• Protéger les droits des personnes étudiantes en matière de vie privée.

3. Portée

Cette politique s'applique à tous les dossiers créés et gérés par le CNF pour les personnes inscrites aux cours, ateliers, et programmes postsecondaires, ainsi qu'à toute personne ayant transmis des informations dans le cadre du processus d'inscription. Elle s'applique peu importe le format (numérique ou papier) et le support technologique utilisé.

4. Contenu du dossier étudiant

Chaque personne inscrite dispose d'un dossier étudiant unique contenant l'ensemble des documents jugés essentiels à la gestion de son parcours au Collège nordique francophone. Ces documents incluent notamment :

• Formulaire d'inscription ou d'admission dûment complété ;
• Contrat étudiant signé et ses modifications, s’il y a lieu ;
• Copies des documents d'identité et d’immigration (passeport, carte de résident permanent, permis d’études ou de travail, statut de réfugié) ;
• Relevés de notes internes et externes ;
• Attestations, certificats de participation ou de réussite et diplômes;
• Feuilles de présence et résultats d’évaluation (le cas échéant);
• Correspondance officielle avec la personne étudiante (courriels, avis, etc.) ;
• Documents liés aux demandes de congés, d'accommodement ou de retrait ;
• Formulaires de consentement ;
• Factures, preuves de paiement et tout autre document financier pertinent.
• Autres documents pertinents dans le parcours de la personne étudiante.

5. Conservation des documents

Le Collège nordique francophone conserve les documents étudiants conformément aux meilleures pratiques administratives et aux obligations légales en matière de protection des données. Le tableau suivant indique les principaux types de documents, leur support, leur durée de conservation et les commentaires pertinents :

Tous les documents sont conservés de façon numérique dans le système de gestion des informations étudiantes. L’ensemble des dossiers sont protégés par des accès restreints et surveillés par journaux d’activité.

6. Exactitude des dossiers

Les renseignements conservés dans les dossiers étudiants doivent être complets, exacts et mis à jour régulièrement. Le Collège Nordique ne conserve pas d’informations non fondées, telles que des allégations non vérifiées.

Les personnes étudiantes ont le droit de demander la correction de toute donnée erronée les concernant. Une telle demande doit être formulée par courriel (servicesetudiants@cnordique.ca) au secteur de l’expérience étudiante et de l’assurance qualité et accompagnée des documents justificatifs (par exemple, une preuve de changement de nom légal).

Seuls les documents pertinents et vérifiés sont intégrés au dossier officiel. Tout contenu obsolète ou non nécessaire est supprimé conformément à la politique de conservation.

 

7. Accès, sécurité et confidentialité

• Demande d’accès

Les personnes étudiantes peuvent demander à consulter leur dossier personnel en transmettant une requête écrite au secteur de l’expérience étudiante (registrariat). La réponse sera traitée dans un délai maximal de 20 jours ouvrables.

Avant toute remise de document, une vérification d’identité par téléphone sera effectuée. Aucun document ne sera transmis sans cette étape.

• Accès par un tiers

L'accès à un dossier par une personne tierce (ex. : parent, avocat, etc.) n’est autorisé que sur présentation d’une autorisation écrite, datée et signée par la personne étudiante concernée. Sans ce consentement, aucun renseignement ne pourra être transmis.

De plus, l’accès aux informations d’une personne étudiante se fait sur la base de la politique sur les infrastructures technologiques.

• Contrôle d’accès et sécurité

Le système de gestion des informations étudiantes utilise une gestion hiérarchisée et sécurisée des niveaux d’accès afin de protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels des personnes étudiantes. Ces accès sont attribués selon le principe du « moindre privilège », c’est‑à‑dire que chaque personne utilisatrice ne dispose que des droits strictement nécessaires à l’exercice de ses fonctions.

• Administrateur : accès complet, incluant la création, modification, suppression et exportation de données. Réservé exclusivement au personnel autorisé du secteur de l’expérience étudiante et de l’assurance qualité (registrariat) et du secteur des opérations et initiatives stratégiques. Cet accès est journalisé et soumis à un contrôle régulier.
• Consultation uniquement : accès limité à la visualisation des informations pertinentes pour son secteur, sans possibilité de modification ni de téléchargement non autorisé. La configuration est définie par secteur en fonction des besoins opérationnels légitimes.
• Accès personnalisé : configuration granulaire permettant d’accorder un accès à certaines sous‑sections ou modules spécifiques (ex: corps enseignant, direction), dans la limite stricte des responsabilités et des tâches définies dans la description de poste.
• Aucun accès : absence totale de droits dans le système de gestion des informations étudiantes pour les modules ou données non pertinents à la fonction exercée. Cette restriction s’applique par défaut à toute donnée ne relevant pas du champ d’action autorisé.

 

8. Droits des personnes étudiantes

Conformément aux principes de protection des renseignements personnels:

• Chaque personne étudiante a le droit d’accéder à son dossier dans un délai raisonnable (20 jours ouvrables maximum);
• Chaque personne peut demander la correction ou la suppression de renseignements inexacts ou périmés;
• Un refus de modification peut être contesté via une demande formelle auprès de la direction générale du Collège;

Toute consultation de dossier est gratuite, sauf si des frais sont justifiés pour la reproduction de copies papier ou l’envoi postal.

 

9. Conservation à long terme et destruction

• Les documents scolaires officiels (relevés de notes, certificats, diplômes, lettre d’approbation de stage, admission officielle, etc..) sont conservés à vie;
• Les autres documents (identité, correspondance, finances) sont conservés pendant 7 ans;
• Les dossiers des personnes non admises ou qui n’ont pas suivi de formation sont supprimés après 1 an;
• La destruction est sécurisée et un registre des destructions est maintenu;

 

10. Archivage numérique

Les documents officiels (relevés de notes, certificats, diplômes) sont générés en PDF avec signature et archivés :

• Dans un dossier partagé infonuagique sécurisé ;
• Sous un nom de fichier standardisé (Nom_Prenom_Numéroétudiant) ;
• Avec un accès administrateur réservé ;

Aucun document n’est conservé sur des ordinateurs personnels ou des boîtes courriel non sécurisées;

 

11. Définitions

Voici quelques termes utilisés dans cette politique :

• Dossier étudiant: ensemble de données et documents concernant une personne inscrite ;
• Personne étudiante active: personne inscrite à un cours ou programme en cours d’année scolaire ;
• Ancienne personne étudiante: personne ayant complété ou quitté sa formation ;
• Données personnelles: toute information permettant d’identifier une personne ;
• CNF: Collège nordique francophone ;
• Système de gestion des informations étudiantes: support informatique utilisé par le Collège nordique francophone pour collecter, conserver des données des personnes étudiantes tout au long de leur parcours au Collège.

 

12. Responsabilités

• Secteur de l’expérience étudiante: responsable de la collecte, mise à jour, accès, transmission et destruction des dossiers étudiants ;
• Secteur des opérations et initiatives stratégiques : responsable de l’environnement technologique et de la sécurité des plateformes numériques ;
• Chaque membre de l’équipe du Collège doit transférer au registrariat tout document reçu ayant un lien avec le dossier étudiant.

 

13. Révision et approbation

Cette politique est révisée tous les trois ans, ou plus tôt en cas de changement législatif ou technologique important. Toute modification doit être approuvée par la direction générale du Collège Nordique.